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例文あり!ebay顧客対応を簡素化しよう【テンプレート保存便利ツール】

ebayの問い合わせが増えてきて嬉しいけど時間がかかる…

毎回手入力で返信を打つのは面倒だし、コピペも数が多いと大変…

今回は、このような悩みをお持ちの方の参考になればと思います。

ebayを始めて徐々に出品数も増えていくと商品に興味を持ったバイヤーから質問等の問い合わせも多くなってくると思います。
質問回答、ベストオファーの返答、トラブル対応、等のメール返信対応も積み重なると地味に時間がかかる作業ですよね。

それ以外にも「発送はまだなのか?」などと連絡してくるバイヤーも多いです。
もちろん自身が設定しているハンドリングタイム内の発送であれば問題ないのですが、顧客を安心させる為にも返信してあげるのがベストです。

今回は、問い合わせが多い内容や同じ内容で返信できる物はテンプレートとして保存しておく事で顧客対応にかける時間を短縮していきましょう。

その中でもみなさん共通して用意しておくべき返信文とその例文も合わせて紹介していきます。

Awiiin
Awiiin
定型文の呼び出しツールも記事後半で紹介しておりますので合わせてご活用下さい。

顧客対応で気をつけるべき事

顧客対応をする中でまず忘れてはいけない事は、取引の向こう側には必ず自分と同じ「人間」がいる事を忘れてはいけません。
機械的なやり取りが多い中で慣れてくるとこの部分を忘れてしまい、思わぬ所で相手を不快にさせてしまったり不安な取引にしてしまう事があります。

ですので、どのような対応を行うにしても相手の立場に立って考えてみましょう!

  • 相手がどう思っているのか
  • 相手は何を求めているのか
  • どのような対応をすれば相手は喜んでくれるか

という事を考えていく必要があると思います。
大げさに聞こえてしまいますが、顧客対応する上では重要なポイントだと思います。

文章テンプレート

では早速誰でも同じ形式で使える顧客対応文章のテンプレートを見ていきましょう。

問合せ

【基本問合せ返信用】
英語
Thank you for your inquiry.

(問合せに対する回答を入力)

If you have any other requests or questions, we look forward to hearing from you.

If there is anything else you are looking for or want, please give me a call so I can find it even if it is not on my list.

Thank you.

日本語訳
お問い合わせ頂きありがとうございます。

(問合せに対する回答を入力)

その他ご要望・ご質問あればお待ちしております。

他に探している物や欲しい物があれば、
私のリストに無いものでも探せますので声をかけて下さい。

ありがとうございます。

購入後

【購入後のThank Youメッセージ】

英語
Hello.

Thank you for purchasing this product.
It is a pleasure to do business with you on ebay.

If there is anything else you are looking for, please feel free to contact me.
I can give you a discount if you ship it at the same time as this purchase!
I can also look for items in other genres or that are not on my list of items.
I am a strong ally for collectors like you.

*Please read the following notes.

[Shipping Policy]
I will ship within ? days of payment as per my shipping policy.
Of course, I will do my best to ship as soon as possible.
If you have a specific shipping method in mind, please let me know.

The fastest FedEx shipping is also available for an additional charge.

If your package has not arrived after 4 weeks of shipping notification, please contact me before opening a request.
*If there is an out-of-area shipping fee, you will be responsible for it. Thank you for your understanding.

[More]
*Payment of customs duty is also in the terms and conditions of ebay, but it is the price paid by the customer.

I will prepare the delivery now.
Please contact me with any questions you may have.

日本語訳
こんにちは

この度はご購入いただきありがとうございます。
ebayでお取引させていただき、嬉しく思います。

また何かございましたら、お気軽にご連絡ください。
今回の購入と同時に発送していただければ、お値引きも可能です。
他ジャンルや私の出品していない商品もお探しします。

*以下の注意事項をお読みください。

[発送について]
私の発送ポリシーに基づき、入金後?日以内に発送いたします。
なるべく早く発送できるよう努力します。
発送方法にご指定がある場合は、お知らせください。
追加料金で最速のFedEx発送も可能です。

発送通知から4週間経っても荷物が到着しない場合は、リクエストを開く前にご連絡ください。
*地域外への配送料が発生する場合は、お客様のご負担となります。ご理解の程、宜しくお願い致します。

[もっと見る]
*関税の支払いはebayの規約にもありますが、お客様負担の価格です。

これから配送の準備をします。
ご不明な点がございましたらご連絡ください。

購入後に更に相手に欲しいものが無いかを付加価値をつけて聞く事でクロスセルを狙えます。

【支払い待ち(Awating payment)のバイヤーへ】

英語
Hello.

Thank you for your order.

We are unable to proceed with your transaction because you have not paid for the merchandise.
Please check the price of the merchandise before making payment.
Please note that if payment is not received within 3 days at the latest, your order will be cancelled.
Even after cancellation, please contact us again if you still intend to purchase.

If you have any questions, please feel free to contact us.

日本語訳
こんにちは。

この度はご注文ありがとうございます。

商品の代金が支払われていないため、お取引を進めることができません。
商品代金をご確認の上、決済をお願いいたします。
おそくとも3日以内にお支払い頂けない場合、キャンセルとさせて頂きますのでご注意下さい。
キャンセル後でも、購入意思があれば再度ご連絡下さい。

ご不明な点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。

配送関連

【発送完了メッセージ】

英語
Hello.
We have completed the delivery process of your item.
Arrival by FedEx is expected within ?? days.

The tracking number is as follows.
Tracking number: XXXXX

Please note that there may be a delay due to COVID-19.
Please understand.

If you have any questions, please feel free to contact me.
I will respond as soon as possible unless I am sleeping.

Thanks and Best regards.

日本語訳
こんにちは
商品の配送手続きが完了しました。
FedExにて到着は??日以内を予定しております。

追跡番号は以下の通りです。
追跡番号:XXXXX

COVID-19の影響で遅れが生じる場合があります。
ご了承ください。

なにかあれば気軽に連絡してください。
ありがとう。

【配送はまだですか?対応】

英語
We are currently in the process of inspecting and packing your package for delivery.
My policy is to allow 10 business days after payment for delivery.
Most of them will be delivered sooner than that, and I will work to deliver as soon as possible, but if you are in a hurry, please contact me separately.

日本語訳
配送について、現在お客様の荷物の検品と梱包中になります。
配送まではお支払いから10日営業日後が私のPolicyの期限になります。
大半はそれよりも早く配送しますし、できるだけ早く配送するように動きますが、お急ぎの場合は別途連絡下さい。

【配送先の住所を変更したい】

英語
Thank you for contacting us.We generally do not accept changes to registered addresses.
If you ship to a non-registered address on ebay, you will lose various guarantees. The delivery status will also be determined based on whether the package was delivered to the registered address or not.If I change my address, can I cancel this transaction and update my registered address before purchasing again?Please contact me when you have completed the change of address.
I will list the item(s) again exclusively for you.If you have any questions, please feel free to contact me.

日本語訳
ご連絡ありがとうございます。登録住所の変更は基本的に受け付けておりません。
ebayでは登録住所以外に配送した場合は、様々な保証を受ける事ができなくなります。配送状況についても登録してある住所に届いたかで判断されてしまいます。住所を変更する場合この取引は一度キャンセルして登録住所を更新してから再度購入して頂けますか?住所の変更が完了したら私に連絡してください。
再度商品を貴方専用にリストします。何か分からなければお気軽に連絡下さい。

オファー&カウンターオファーメッセージ

【send offerメッセージ】
英語

Thank you for your interest in our products.

This offer will be sent to everyone who wears the Watch.
Please understand if this item is sold out.

If you have any questions, please feel free to contact me at any time.

日本語訳
私たちの製品に興味を持っていただき、ありがとうございます。

このオファーは、Watchを身につけている方全員にお送りします。
この商品が売り切れの場合はご了承ください。

ご不明な点がございましたら、いつでもお気軽にお問い合わせください。

【Best offerカウンターメッセージ】
英語

Thanks for the offer.
I have prepared this price for you.
What do you think?
Please consider it.

If you have any questions, please contact me.

日本語訳
オファーありがとうございます。

貴方のためにこの価格を用意しました。
どうでしょうか?
どうぞご検討ください。

なにかあれば連絡ください。

このようにやり取りの多い文章はテンプレートとして用意する事で時間の短縮になると思いますし、毎回返信文を考える必要もなくなります。
ここに挙げたのは例は一部になります。

たった1つの文章を付け足すだけでも顧客の反応が変わる事も面白いです。

ご自身で必要に応じて文章を変更したり付け加えたりオリジナリティを出す事でバイヤーに印象づける事もできますので上記例文を参考にアレンジしてみて下さい。

是非、テンプレ作成して時間を短縮しましょう。

テンプレート保存&呼び出しツール

ここで合わせて紹介するのはコピペが早くなりテンプレートがその場で呼び出せるツールになります。
MacとWindowsでツールが異なりますが、出来ることはほぼ同じになります。

Macユーザーはこちら→clipy
Windowsユーザーはこちら→Clibor

詳しい使い方は今回は割愛しますが、大きく下記2つ可能になります。

  1. 直前にコピーした以外の過去にコピーした文章を呼び出せる
  2. 予め文章を登録しておくと文字を入力しているその場で登録文を呼び出せる

顧客対応以外でもebayでのPC作業をより快適にするツールですのでおすすめです。
是非、インストールして設定してみて下さい。

まとめ

いかがでしたでしょうか?

顧客対応はいかにバイヤー目線に立って対応するかという事が重要です。
ただ1人1人に丁寧に時間をかけて対応する事も大切ですが、時間は有限ですのでテンプレートを用意することで時短できる部分は積極的に行っていきましょう。

マーケティングツールRabbiTには購入時・配送状況の自動メッセージ機能があります。
興味の有る方は下記記事を参照して下さい。

【ebayマーケティングツール】自動メッセージ送信機能による顧客対応の自動化 自動メッセージ送信機能 購入時(入金時)に自動送信可能 この機能に関しては以下のメリットより相手のバイヤーさんを安心させられる効...

最後までお読み頂きありがとうございました!

Awiiinでは顧客管理ツールRabbiTを提供しております。
RabbiTを使う事で自動メッセージ機能を含めた様々な機能を備えております。
ご興味ある方は下記リンクからご確認下さい。

※ツールの使い方などのお問合せはサイト内右下青チャットからお願いします。

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