ebay輸出

例文あり!ebay輸出顧客メッセージ簡素化に必要なテンプレート集

ebayの問い合わせが増えてきて嬉しいけど時間がかかる…

毎回手入力で返信を打つのは面倒だし、コピペも数が多いと大変…

今回は、このような悩みをお持ちの方の参考になればと思います。

ebayを始めて徐々に出品数も増えていくと商品に興味を持ったバイヤーから質問等の問い合わせも多くなってくると思います。
質問回答、ベストオファーの返答、トラブル対応、等のメッセージ返信対応も積み重なると地味に時間がかかる作業ですよね。

それ以外にも「発送はまだなのか?」などと連絡してくるバイヤーも多いです。
もちろん自身が設定しているハンドリングタイム内の発送であれば問題ないのですが、顧客を安心させる為にも返信してあげるのがベストです。

今回は、問い合わせが多い内容や同じ内容で返信できる物はテンプレートとして保存しておく事で顧客対応にかける時間を短縮していきましょう。

その中でもみなさん共通して用意しておくべき返信文とその例文も合わせて紹介していきます。

Awiiin
Awiiin
定型文の呼び出しツールも記事後半で紹介しておりますので合わせてご活用下さい。

例文作成の基本・顧客対応で気をつけるべき事

顧客対応をする中でまず忘れてはいけない事は、取引の向こう側には必ず自分と同じ「人間」がいる事を忘れてはいけません。
機械的なやり取りが多い中で慣れてくるとこの部分を忘れてしまい、思わぬ所で相手を不快にさせてしまったり不安な取引にしてしまう事があります。

ですので、どのような対応を行うにしても相手の立場に立って考えてみましょう!

  • 相手がどう思っているのか
  • 相手は何を求めているのか
  • どのような対応をすれば相手は喜んでくれるか

という事を考えていく必要があると思います。
大げさに聞こえてしまうかもしれませんが、顧客対応する上では重要なポイントだと思います。

例文・メッセージテンプレート場面集

では早速誰でも同じ形式で使える顧客対応文章のテンプレートを見ていきましょう。
各場面毎にポイントを記載しているので自分なりにカスタマイズして使用する事がおすすめです。

バイヤーからの問い合わせメッセージの例文

【例文】問合せ返信メッセージ用

英語
Thank you for your inquiry.

(問合せに対する回答を入力)

If you have any other requests or questions, we look forward to hearing from you.

If there is anything else you are looking for or want, please give me a call so I can find it even if it is not on my list.

Thank you.

日本語訳
お問い合わせ頂きありがとうございます。

(問合せに対する回答を入力)

その他ご要望・ご質問あればお待ちしております。

他に探している物や欲しい物があれば、
私のリストに無いものでも探せますので声をかけて下さい。

ありがとうございます。

文頭や文末でいつも使う同じ文章の部分は毎回タイピングするのは面倒なのでテンプレ化しましょう!

【例文】メッセージやりとり終了後

英語

Thanks for the reply.

Now, if you need anything else, please contact me.

Stay safe and healthy!

日本語訳

ご返信ありがとうございます。

では、また何かありましたら、ご連絡ください。

安全で健康に過ごしてください!

問い合わせが終わっても最後はこちらのメールで終わるようにしましょう!
相手に安心感を与えると共に未返信を無くすことでアカウントの評価も上がる…?という情報もあります。

購入後の例文

【例文】購入後サンクスメッセージ

英語
Hello.

Thank you for purchasing this product.
It is a pleasure to do business with you on ebay.

If there is anything else you are looking for, please feel free to contact me.
I can give you a discount if you ship it at the same time as this purchase!
I can also look for items in other genres or that are not on my list of items.
I am a strong ally for collectors like you.

*Please read the following notes.

[Shipping Policy]
I will ship within ? days of payment as per my shipping policy.
Of course, I will do my best to ship as soon as possible.
If you have a specific shipping method in mind, please let me know.

The fastest FedEx or DHL shipping is also available for an additional charge.

If your package has not arrived after 4 weeks of shipping notification, please contact me before opening a request.
*If there is an out-of-area shipping fee, you will be responsible for it. Thank you for your understanding.

[More]
*Payment of customs duty is also in the terms and conditions of ebay, but it is the price paid by the customer.

I will prepare the delivery now.
Please contact me with any questions you may have.

日本語訳
こんにちは

この度はご購入いただきありがとうございます。
ebayでお取引させていただき、嬉しく思います。

また何かございましたら、お気軽にご連絡ください。
今回の購入と同時に発送していただければ、お値引きも可能です。
他ジャンルや私の出品していない商品もお探しします。

*以下の注意事項をお読みください。

[発送について]
私の発送ポリシーに基づき、入金後?日以内に発送いたします。
なるべく早く発送できるよう努力します。
発送方法にご指定がある場合は、お知らせください。
追加料金で最速のFedEx or DHL発送も可能です。

発送通知から4週間経っても荷物が到着しない場合は、リクエストを開く前にご連絡ください。
*地域外への配送料が発生する場合は、お客様のご負担となります。ご理解の程、宜しくお願い致します。

[もっと見る]
*関税の支払いはebayの規約にもありますが、お客様負担の価格です。

これから配送の準備をします。
ご不明な点がございましたらご連絡ください。

下記をポイントに文章をアレンジしてみてください。

  1. 購入のお礼
  2. 商品に問題があった場合はケースを開く前に連絡して欲しい事
  3. 関税や現地でかかる費用はお客様の負担になる事

購入後に更に相手に欲しいものが無いかを値引きの付加価値をつけて聞く事でクロスセル・アップセルを狙えます。

【例文】支払い待ち(Awating payment)のバイヤーへメッセージ

英語
Hello.

Thank you for your order.

We are unable to proceed with your transaction because you have not paid for the merchandise.
Please check the price of the merchandise before making payment.
Please note that if payment is not received within 3 days at the latest, your order will be cancelled.
Even after cancellation, please contact us again if you still intend to purchase.

If you have any questions, please feel free to contact us.

日本語訳
こんにちは。

この度はご注文ありがとうございます。

商品の代金が支払われていないため、お取引を進めることができません。
商品代金をご確認の上、決済をお願いいたします。
おそくとも3日以内にお支払い頂けない場合、キャンセルとさせて頂きますのでご注意下さい。
キャンセル後でも、購入意思があれば再度ご連絡下さい。

ご不明な点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。

offer経由で売れた場合は、支払い待ちの状態でバイヤーは支払いを忘れている場合があるので直接メッセージで連絡してあげる事

発送関連の例文

【例文】発送完了メッセージ

英語
Hello.
We have completed the delivery process of your item.
Arrival by FedEx is expected within ?? days.

The tracking number is as follows.
Tracking number: XXXXX

Please note that there may be a delay due to COVID-19.
Please understand.

If you have any questions, please feel free to contact me.
I will respond as soon as possible unless I am sleeping.

Thanks and Best regards.

日本語訳
こんにちは
商品の配送手続きが完了しました。
FedExにて到着は??日以内を予定しております。

追跡番号は以下の通りです。
追跡番号:XXXXX

COVID-19の影響で遅れが生じる場合があります。
ご了承ください。

なにかあれば気軽に連絡してください。
ありがとう。

配送が完了したら、ebayから自動で通知もされますがメッセージとしてこちらから連絡してあげる事で相手を安心させてあげる事

国際配送はしっかり届くのかみなさん同じように心配しています。

【例文】発送はまだですか?対応メッセージ

英語
We are currently in the process of inspecting and packing your package for delivery.
My policy is to allow ?? business days after payment for delivery.
Most of them will be delivered sooner than that, and I will work to deliver as soon as possible, but if you are in a hurry, please contact me separately.

日本語訳
配送について、現在お客様の荷物の検品と梱包中になります。
配送まではお支払いから??日営業日後が私のPolicyの期限になります。
大半はそれよりも早く配送しますし、できるだけ早く配送するように動きますが、お急ぎの場合は別途連絡下さい。

この問い合わせも多いのでテンプレ化して無視せず対応する事

【例文】発送先の住所を変更したいメッセージ

英語
Thank you for contacting us.We generally do not accept changes to registered addresses.
If you ship to a non-registered address on ebay, you will lose various guarantees.
The delivery status will also be determined based on whether the package was delivered to the registered address or not.

If I change my address, can I cancel this transaction and update my registered address before purchasing again?
Please contact me when you have completed the change of address.
I will list the item again exclusively for you.

If you have any questions,please feel free to contact me.

日本語訳
ご連絡ありがとうございます。
登録住所の変更は基本的に受け付けておりません。
ebayでは登録住所以外に配送した場合は、様々な保証を受ける事ができなくなります。

配送状況についても登録してある住所に届いたかで判断されてしまいます。
住所を変更する場合この取引は一度キャンセルして登録住所を更新してから再度購入して頂けますか?
住所の変更が完了したら私に連絡してください。
再度商品を貴方専用にリストします。

何か分からなければお気軽に連絡下さい。

購入後の配送先の変更は、この記事を書いている時点(2022/9)では出来ないのでebeyの登録住所を変更して再購入して貰う事

オファー(Best Offer,Send offer)メッセージ例文

【例文】send offerメッセージ

英語

Thank you for your interest in our products.

This offer will be sent to everyone who wears the Watch.
Please understand if this item is sold out.

If you have any questions, please feel free to contact me at any time.

日本語訳
私たちの製品に興味を持っていただき、ありがとうございます。

このオファーは、Watchを身につけている方全員にお送りします。
この商品が売り切れの場合はご了承ください。

ご不明な点がございましたら、いつでもお気軽にお問い合わせください。

offerを送る時は、付け加える文章で反応が変わります!

Watchを付けているバイヤーさんに送るのでそれなりに興味がある人に向けて送るので購買欲を刺激するような文章をワンポイントで入れる事。

【例文】Best offerカウンターメッセージ

英語

Thanks for the offer.
I have prepared this price for you.
What do you think?
Please consider it.

If you have any questions, please contact me.

日本語訳
オファーありがとうございます。

貴方のためにこの価格を用意しました。
どうでしょうか?
どうぞご検討ください。

なにかあれば連絡ください。

相手からのBest Offerに対しても文章と共に再提案する事

【例文】Best offer承認メッセージ

英語

Thank you.
I accept your offer.
Now that you have approved it, please make your payment.

Please let me know if there is anything else you want or are looking for.
I can find it for you, even if it’s not on my list!

Thank you.

日本語訳

offerありがとう!
貴方のofferを受けます。
では、承認したのでお支払いをお願いします。

他に欲しい物や探している物があればお知らせください。
私のリストに無いものでも探すことができますよ!

ありがとう。

offerの価格を受け入れる時も是非、メッセージで何か他に要望がないか聞く事

その他のメッセージ・例文

【例文】Feedbackの催促メッセージ

英語

Hello.
Thank you once again for purchasing my item.
Did you receive your item safely?
Were you satisfied with the product and packaging?

If you like, I would be encouraged if you could leave me some feedback as well.
I am a novice seller, but I take this seriously.
And if you are looking for any Japanese products, please feel free to contact me.

Well, I look forward to working with you.

日本語訳

こんにちは
改めて私の商品を購入して頂きありがとう。
商品は無事にお手元に届きましたか?
商品・梱包に満足頂けましたか?

よければ、私にもフィードバックを残してくれると励みになります。
初心者セラーですが、真剣に取り組んでおります。
また、日本の製品でお探しのものがあれば気軽に声かけてね。

では、よろしくお願いします。

初心者は特にFeedbackを効率よく集める必要があるので、こちらからもFeedbackを要求する事。
何度も要求するのはNG1回のメッセージで十分です。

例文・メッセージ作成のコツ

このようにやり取りの多い文章はテンプレートとして用意する事で時間の短縮になると思いますし、毎回返信文を考える必要もなくなります。
ここに挙げた例は一部になります。

たった1つの文章を付け足すだけでも顧客の反応が変わる事もあるので面白い所でもあります。
ご自身で必要に応じて文章を変更・アレンジしてオリジナリティを出す事でバイヤーに印象づける事もできますので上記例文を参考にアレンジしてみて下さい。

また、文章は短く簡潔にが大切です。
翻訳アプリを使って翻訳するときはできるだけ簡単な日本語を使うことが大切です。
無駄に敬語のような文章は翻訳された後も長い文章になりがちです。

最初から大量のメッセージテンプレートを用意するのは、大変なので顧客対していく中で頻度が多い物をその都度作成しておきましょう。

ちょっとした時間でこれらは作成できますので、めんどくさがらずにやると今後の対応が本当に楽になります!

是非、テンプレ作成して時間を短縮しましょう。

定型例文の保存&メッセージ呼び出しツール

ここで合わせて紹介するのはコピペが早くなりテンプレートがその場で呼び出せるツールになります。
MacとWindowsでツールが異なりますが、出来ることはほぼ同じになります。

Macユーザーはこちら → clipy
Windowsユーザーはこちら → Clibor

詳しい使い方の説明は割愛しますが、大きく下記2つ可能になります。

  1. 直前にコピーした以外の過去にコピーした文章を呼び出せる
  2. 予め文章を登録しておくと文字を入力しているその場で定型文を呼び出せる

顧客対応以外でもebayでのPC作業をより快適にするツールですのでおすすめです。
是非、インストールして設定してみて下さい。

ebay輸出顧客対応例文・メッセージまとめ

いかがでしたでしょうか?

顧客対応はいかにバイヤー目線に立って対応するかという事が重要です。
ただ1人1人に丁寧に時間をかけて対応する事も大切ですが、時間は有限ですのでテンプレートを用意することで時短できる部分は積極的に行っていきましょう。

ebay輸出ツールEXPOは購入時・配送状況の自動メッセージ機能があります。
興味の有る方は下記記事を参照して下さい。

最後までお読み頂きありがとうございました!

まとめ記事はこちらから

【2022年10月版】初心者向けebay輸出の始め方 !ebayについての情報や始め方・結局どのコンサル・コミュニティ・ツールが良いの? ebayってどうやって進めていって、どんな項目を見ておけばいいの? という悩みを抱えた方のお役に立てるものになっています。 ebay輸出を始めていくきっかけ・つまずいた時に振り返るサイトとして全てのことを網羅しました。 ぜひご覧ください。...

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この記事の執筆者

名前:菊池 駿(@awiiin)
株式会社Awiiinの代表取締役。ebay物販輸出のツール開発者
2014~2019年の5年間中学校数学教師として勤務。その後、独立。
ebayに関してはYouTubeチャンネルでも発信しています。
2020年5月〜現在までebayコミュニティ運営をし、ツール最新情報の共有をしています。